近年、メンタルヘルス不調による休職者の増加に伴い、休職・復職に関するトラブルが企業の人事課題として顕在化しています。
適切な対応を怠ると、労使紛争に発展するだけでなく、職場全体の士気低下や生産性の低下にもつながりかねません。
多くの企業では休職制度そのものは整備されているものの、実際の運用場面で想定外のトラブルに直面するケースが後を絶ちません。

人事実務の現場では、主に以下のようなトラブルが発生しています。

●休職規定の曖昧さによる判断の困難・・・休職の要件や手続きが明確でないため、対応が後手に回るケース
●復職判断の属人化・・・判断基準が明文化されておらず、従業員との認識のずれが生じるケース
●休職期間満了時の自然退職をめぐる紛争・・・事前の説明や合意形成が不十分なまま進めてしまうケース
●メンタルヘルス休職での対応ミス・・・精神疾患特有の配慮が必要であるにもかかわらず、通常の傷病休職と同様の対応をしてしまうケース
などです。

これらのトラブルの背景には、「規定・書式の不備」と「説明不足」という共通点があります。
そして、これらの解消こそが、トラブル回避の2大ポイントとなります。

【ポイント①：規定化・書式化の徹底】
まず重要なのは、休職・復職に関する判断基準を明文化することです。
休職の要件、休職期間の上限、復職の判断基準などを就業規則や社内規程で明確に定めます。
さらに、実務で使用する書式の整備も欠かせません。休職申請書、診断書の提出様式、復職通知書など、必要な書式を標準化しておくことで、手続きの透明性が確保され、紛争リスクを低減できます。

【ポイント②：コミュニケーションの徹底】
規定や書式を整備しても、それだけでは不十分です。
休職前・休職中・復職前後の各段階で、従業員との丁寧なコミュニケーションを図ることが重要です。
特に重要なのは、休職開始時に制度の内容や今後の流れを十分に説明し、記録に残すことです。
また、休職中も定期的な連絡を通じて状況を把握し、復職に向けた準備を支援します。復職後も、段階的な業務復帰や定期面談を通じて、再発防止とスムーズな職場復帰を支えることが求められます。

休職・復職トラブルは、発生してから対処するのではなく、未然に防ぐ予防的アプローチが重要です。
規定や書式の整備と運用の標準化、そして人間味のあるコミュニケーション――この両輪を機能させることで、従業員の健康と企業の健全な運営を両立させることができます。
今一度、自社の休職・復職制度を見直してみてはいかがでしょうか。